Document actualizat la data de: 15.04.2026
Prezentul document descrie modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal în legătură cu utilizarea site-ului loka.ro și completează Termenii și Condițiile aplicabile comenzilor și serviciilor oferite prin intermediul acestui site.

PREAMBUL

Protecția datelor cu caracter personal este tratată cu seriozitate în activitatea desfășurată prin loka.ro. În funcție de modul în care utilizați site-ul, ne contactați, încărcați fișiere, solicitați o ofertă, plasați o comandă sau solicitați suport, putem prelucra date care vă privesc direct sau indirect, inclusiv date de contact, date de facturare, date tehnice de navigare și conținutul fișierelor transmise de dumneavoastră.

Prezenta Politică de Confidențialitate este redactată în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”), precum și cu legislația română aplicabilă, inclusiv Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004 și normele incidente în materie fiscală, contabilă și de comerț electronic.

CAPITOLUL I. IDENTITATEA OPERATORULUI ȘI ROLUL ÎN PRELUCRARE

1.1. Operatorul de date. În raport cu datele personale prelucrate în legătură cu utilizarea site-ului, administrarea comenzilor, facturarea, livrarea, suportul acordat clienților, prevenirea fraudei, apărarea drepturilor și obligațiilor legale, loka.ro acționează, de regulă, în calitate de operator de date.

1.2. Datele de identificare și contact. Datele de identificare și datele de contact ale operatorului sunt disponibile în secțiunea Contact și/sau Informații legale de pe site. Dacă legislația aplicabilă impune desemnarea unui responsabil cu protecția datelor ori a unui punct de contact dedicat pentru aspecte GDPR, informațiile relevante vor fi comunicate în aceleași secțiuni sau printr-o notă distinctă.

1.3. Situații speciale. În anumite proiecte B2B sau în executări realizate exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale unui client profesionist, rolurile părților pot fi stabilite separat prin contract ori anexă de prelucrare a datelor, după natura concretă a relației și a operațiunilor efectuate.

CAPITOLUL II. CATEGORIILE DE DATE PRELUCRATE

În funcție de interacțiunea dumneavoastră cu site-ul și cu serviciile noastre, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de livrare, adresă de facturare, adresă de e-mail, număr de telefon, denumirea firmei, CUI și alte date necesare facturării sau executării comenzii, dacă este cazul.
• Date privind comanda: produse sau servicii solicitate, specificații tehnice, cantități, observații, instrucțiuni de execuție, istoric de comenzi, solicitări de modificare, retur, reprintare sau reclamații.
• Date conținute în fișierele încărcate: fotografii, imagini, grafică, logo-uri, texte, machete, documente, link-uri către fișiere externe și orice alte materiale furnizate de dumneavoastră în scopul executării comenzii.
• Date tehnice și de utilizare: adresa IP, data și ora accesării, browserul utilizat, sistemul de operare, tipul dispozitivului, paginile accesate, traseul de navigare, evenimente tehnice, log-uri, identificatori cookie și informații similare.
• Date de comunicare: conținutul mesajelor trimise prin formulare, e-mail, telefon, WhatsApp sau alte canale utilizate pentru relația comercială ori tehnică.
• Date privind plata: statusul plății, identificatori de tranzacție, confirmări de la procesatorul de plăți și alte date limitate necesare reconcilierii, fără a stoca în mod direct datele complete ale cardului atunci când plata este procesată de un furnizor autorizat.

În mod obișnuit, nu solicităm în mod intenționat categorii speciale de date personale. Vă rugăm să evitați transmiterea unor materiale care conțin date sensibile atunci când acest lucru nu este necesar pentru executarea comenzii. Dacă astfel de date apar incidental în conținutul transmis de dumneavoastră, acestea vor fi tratate numai în măsura necesară pentru executarea solicitării și/sau în celelalte condiții permise de lege.

Serviciile de pe loka.ro nu sunt destinate plasării de comenzi de către persoane care nu au capacitate legală potrivit legii aplicabile. În cazul în care materialele transmise includ imagini ale minorilor, persoana care trimite fișierele trebuie să se asigure că are dreptul legal de a transmite și solicita prelucrarea acestora.

CAPITOLUL III. SURSELE DIN CARE COLECTĂM DATELE

Datele personale pot fi colectate:

• direct de la dumneavoastră, atunci când completați formulare, creați un cont, plasați o comandă, solicitați o ofertă, încărcați fișiere sau ne contactați;
• automat, prin funcționarea tehnică a site-ului, a serverelor, a modulelor de securitate, a cookie-urilor și a instrumentelor similare, în măsura permisă de lege;
• de la terți implicați în executarea serviciului, cum ar fi procesatori de plăți, firme de curierat, furnizori IT sau alți parteneri necesari pentru executarea comenzii ori pentru îndeplinirea unor obligații legale.

Refuzul de a furniza anumite date poate face imposibilă onorarea comenzii, emiterea facturii, expedierea coletului, răspunsul la solicitări sau furnizarea serviciului cerut.

CAPITOLUL IV. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE LEGALE ALE PRELUCRĂRII

Prelucrăm datele dumneavoastră numai dacă există un temei legal valabil. În funcție de situație, prelucrarea poate avea loc în următoarele scopuri și în temeiurile de mai jos:

4.1. Executarea contractului sau efectuarea demersurilor precontractuale

• preluarea și confirmarea comenzilor;
• analiza tehnică a fișierelor și specificațiilor;
• pregătirea, personalizarea, printarea, finisarea și ambalarea produselor;
• comunicarea cu dumneavoastră în legătură cu stadiul comenzii;
• livrarea către adresa indicată și gestionarea eventualelor modificări, reclamații sau reprintări.

4.2. Îndeplinirea obligațiilor legale

• emiterea și păstrarea facturilor și a altor documente financiar-contabile;
• gestionarea obligațiilor fiscale, contabile și de arhivare;
• răspunsul la solicitările formulate de autorități publice, instanțe sau alte organisme competente, atunci când legea impune acest lucru;
• respectarea obligațiilor legale privind securitatea și protecția datelor.

4.3. Interesul legitim al operatorului

• asigurarea funcționării, administrării și securității site-ului;
• prevenirea fraudelor, a comenzilor abuzive și a accesului neautorizat;
• gestionarea apărărilor juridice și formularea ori susținerea pretențiilor în justiție sau în afara acesteia;
• păstrarea unor evidențe necesare pentru organizarea activității și pentru îmbunătățirea serviciilor, în măsura în care drepturile persoanelor vizate nu prevalează.

4.4. Consimțământul

• transmiterea de newslettere, oferte sau comunicări de marketing direct, atunci când v-ați exprimat acordul în acest sens;
• utilizarea cookie-urilor și tehnologiilor similare care nu sunt strict necesare, în măsura în care legislația cere consimțământul dumneavoastră.

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior retragerii.

CAPITOLUL V. DESTINATARII DATELOR

Nu vindem și nu cedăm datele dumneavoastră personale unor terți în scopuri comerciale independente. Datele pot fi însă comunicate, în măsura necesară, către:

• furnizori de servicii de hosting, mentenanță, securitate și suport IT;
• procesatori de plăți, pentru validarea și procesarea tranzacțiilor;
• firme de curierat sau logistică, pentru livrarea comenzilor;
• furnizori de servicii de contabilitate, audit sau consultanță, în măsura necesară obligațiilor legale ori interesului legitim;
• platforme sau furnizori de comunicare, analiză, marketing sau cookie management, dacă sunt utilizați și dacă acest lucru este permis de lege și de opțiunile dumneavoastră;
• autorități publice, instanțe sau alte organisme competente, atunci când divulgarea este impusă de lege sau necesară pentru apărarea unui drept.

Atunci când folosim furnizori care prelucrează date în numele nostru, solicităm încheierea unor angajamente contractuale corespunzătoare și aplicarea unor măsuri adecvate de confidențialitate și securitate.

CAPITOLUL VI. FIȘIERELE ȘI CONȚINUTUL TRANSMIS DE UTILIZATOR

În ceea ce privește fotografiile, grafica, logo-urile, textele și alte materiale trimise spre prelucrare, Clientul trebuie să se asigure că are dreptul legal de a le transmite și de a solicita executarea comenzii. Aceasta include, după caz, existența drepturilor de autor, a drepturilor de utilizare și a oricăror aprobări sau consimțăminte necesare din partea persoanelor vizate.

Loka.ro nu are obligația de a verifica în mod sistematic proveniența, titularul drepturilor sau legalitatea fiecărui fișier transmis de client. Cu toate acestea, ne rezervăm dreptul de a refuza prelucrarea unor materiale care par vădit ilegale, abuzive, ofensatoare, pornografice, discriminatorii, violente sau susceptibile să încalce drepturile unor terți.

Dacă o terță persoană formulează pretenții în legătură cu materialele transmise de client, răspunderea privind legalitatea conținutului aparține persoanei care a transmis materialele, în condițiile prevăzute de lege și de Termenii și Condițiile aplicabile. Clauzele privind răspunderea pentru conținut și comenzile personalizate sunt detaliate suplimentar în Termenii și Condițiile site-ului.

CAPITOLUL VII. PERIOADA DE STOCARE

Păstrăm datele personale doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, pentru respectarea obligațiilor legale, pentru soluționarea reclamațiilor ori pentru apărarea drepturilor noastre.

• Datele aferente comenzilor și comunicărilor comerciale se păstrează pe perioada necesară executării contractului și gestionării eventualelor solicitări ulterioare, plus durata necesară pentru apărarea unui drept sau interes legitim.
• Documentele financiar-contabile se păstrează pentru perioada prevăzută de legea contabilității și de legislația fiscală aplicabilă.
• Fișierele încărcate de utilizator pot fi păstrate pe durata necesară executării comenzii și pentru o perioadă limitată după finalizare, în scopul gestionării eventualelor reclamații, reprintări sau verificări tehnice. Dacă doriți să introduceți un termen concret, acesta trebuie să reflecte exact practica reală a activității dumneavoastră.
• Datele asociate contului de utilizator se păstrează cât timp contul rămâne activ ori cât este necesar pentru scopurile pentru care a fost creat, sub rezerva obligațiilor legale și a termenelor de retenție aplicabile.
• Datele prelucrate în scop de marketing se păstrează până la retragerea consimțământului, dezabonare sau până când apreciem în mod rezonabil că nu mai există interes pentru aceste comunicări.

CAPITOLUL VIII. SECURITATEA DATELOR

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele personale împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise. Aceste măsuri pot include, după caz, control al accesului, protecție la nivel de server, conexiuni securizate, sisteme de autentificare, limitarea accesului la date pe principiul „need-to-know”, copii de siguranță și proceduri interne de gestionare a incidentelor.

Cu toate acestea, niciun sistem informatic și nicio transmisie prin internet nu pot garanta securitate absolută. Din acest motiv, deși depunem eforturi rezonabile pentru a proteja datele, nu putem exclude complet existența unor riscuri tehnice, operaționale sau de securitate independente de voința noastră.

CAPITOLUL IX. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

În condițiile prevăzute de GDPR și în limitele stabilite de lege, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele personale prelucrate;
• dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergere, în cazurile în care acesta este aplicabil și nu există o obligație legală de păstrare;
• dreptul la restricționarea prelucrării, în cazurile prevăzute de lege;
• dreptul la portabilitatea datelor, acolo unde este aplicabil;
• dreptul la opoziție, în special pentru prelucrările întemeiate pe interes legitim sau pentru marketing direct;
• dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, pentru prelucrările bazate pe consimțământ;
• dreptul de a depune plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

Pentru exercitarea acestor drepturi ne puteți contacta la adresa de e-mail indicată în secțiunea de contact a site-ului. Pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, putem solicita informații rezonabile și proporționale pentru verificarea identității solicitantului înainte de a răspunde cererii.

Unele drepturi pot fi limitate de obligații legale, de necesitatea păstrării anumitor documente, de existența unor interese legitime prevalente ori de drepturile și libertățile altor persoane. Dacă nu putem da curs integral unei cereri, vom comunica motivele, în măsura permisă de lege.

CAPITOLUL X. COOKIE-URI ȘI TEHNOLOGII SIMILARE

Site-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea tehnică a paginilor, administrarea sesiunilor, securitate, memorarea preferințelor, măsurarea performanței și, după caz, analiză ori marketing.

Cookie-urile strict necesare pot fi folosite în măsura permisă de lege pentru funcționarea site-ului și furnizarea serviciilor solicitate. Cookie-urile de analiză, personalizare, publicitate sau alte cookie-uri care nu sunt strict necesare vor fi utilizate numai în condițiile prevăzute de lege și, acolo unde este necesar, pe baza opțiunilor exprimate prin bannerul sau centrul de preferințe pentru cookie-uri.

Informații suplimentare privind tipurile de cookie-uri utilizate, durata de stocare și modul de gestionare a preferințelor pot fi prezentate într-o Politică separată de Cookie-uri sau în setările disponibile pe site.

CAPITOLUL XI. TRANSFERURI ÎN AFARA SPAȚIULUI ECONOMIC EUROPEAN

În principiu, încercăm să limităm prelucrarea și stocarea datelor la furnizori și infrastructuri din Spațiul Economic European. Totuși, anumite servicii tehnice, de comunicare, analiză, marketing, plată sau suport pot implica accesarea ori transferul datelor către entități situate în afara Spațiului Economic European.

Dacă un astfel de transfer are loc, vom utiliza mecanismele prevăzute de legislația aplicabilă, cum ar fi deciziile de adecvare ale Comisiei Europene, clauzele contractuale standard sau alte garanții adecvate, în măsura în care acestea sunt necesare.

CAPITOLUL XII. LINK-URI CĂTRE TERȚI

Site-ul poate conține link-uri către site-uri, aplicații, platforme sociale, servicii de plată, servicii de transfer fișiere sau alte resurse aparținând unor terți. Odată ce părăsiți site-ul nostru sau interacționați cu aceste servicii, prelucrarea datelor se poate realiza potrivit politicilor proprii ale respectivilor terți. Loka.ro nu controlează și nu răspunde pentru practicile lor de confidențialitate.

CAPITOLUL XIII. PLÂNGERI ȘI DATELE AUTORITĂȚII DE SUPRAVEGHERE

Dacă apreciați că prelucrarea datelor personale vă încalcă drepturile, aveți dreptul să ne contactați pentru o soluționare amiabilă și, totodată, dreptul de a formula o plângere la autoritatea competentă.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, România
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Telefon: +40.318.059.211
Website: www.dataprotection.ro

CAPITOLUL XIV. MODIFICĂRI ALE POLITICII

Ne rezervăm dreptul de a modifica, actualiza sau completa periodic prezenta Politică de Confidențialitate pentru a reflecta schimbări legislative, tehnice, comerciale sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe site și va produce efecte de la data afișării, dacă nu se precizează altfel.